Visão geral do Sistema

O Ainfo é um sistema de gerenciamento de informações para bibliotecas desenvolvido pela Embrapa Informática Agropecuária a partir dos requisitos definidos pela CP-Ainfo (Comissão Permanente para o Ainfo). Foi concebido para operar exclusivamente via internet permitindo a um sistema de bibliotecas integrar várias unidades dispersas geograficamente num mesmo servidor. Hoje na Embrapa, o Ainfo é operado a partir de todas as bibliotecas da empresa, localizadas nas cinco regiões do Brasil.

Construído integralmente com recursos e ferramentas de software livre, o Ainfo permite uma eficaz gestão de informações nos fluxos de trabalho de bibliotecas, abrangendo tanto a organização de suportes físicos (livros e outros materiais impressos, CDs, DVDs, entre outras mídias) como a informação em meio digital/eletrônico.

O sistema é composto de três módulos:

• Ainfo gestor: registro de informações (catalogação), movimentações de itens (empréstimos, devoluções e reservas) e relatórios (gerenciais, inventário e etiquetas);
• Ainfo digital: módulo responsável pelo arquivamento de objetos digitais (publicações eletrônicas);
• Ainfo consulta: buscador com interface para internet que permite consultas simples e avançadas nos registros do Ainfo, incluindo o uso de filtros para refinamento dos resultados.

O Ainfo dispõe de um extenso conjunto de funcionalidades na gestão de rotinas de bibliotecas. Entre elas, destacam-se:

• organização/subdivisão em bases de dados: acervo, produção científica institucional, periódicos, aquisição, empréstimos, empréstimos externos, cadastro de usuários, cadastro de bibliotecas conveniadas, cadastro de fornecedores;
• upload de arquivos de publicações digitais para o módulo digital Ainfo a partir de registro de catalogação;
• importação de registros no formato Marc 21 e de outra biblioteca que esteja integrada no mesmo sistema Ainfo;
• controle do processo de aquisição de publicações desde a seleção de uma obra para compra até o recebimento da mesma;
• identificação de operadores do sistema (inserção e última atualização) em diversas operações (catalogação, empréstimos, devoluções, reservas, etc.).
• emissão de etiquetas de lombada e de código de barras;
• empréstimo e devolução de itens com leitura de código de barras;
• envio automático de e-mail de comprovantes de empréstimo e devolução de materiais;
• envio automático de e-mail de aviso de livro disponível (reserva);
• envio automático de e-mail de cobrança de empréstimos;
• inventário feito a partir da leitura de códigos de barras, processamento dos códigos lidos e disponibilização de diversos relatórios.

Figura 1: Tela inicial do sistema

Para acessar o sistema Ainfo dois requisitos são fundamentais:

1- Conexão à internet: por se tratar de sistema via Web, o AINFO necessita de conexão à rede mundial de computadores. Para acesso adequado ao sistema, é recomendável que a conexão seja de banda larga e estável;

2- Navegador Web: o sistema AINFO foi construído para navegadores com padrão aberto. Desta forma, recomenda-se o uso de qualquer navegador com tal padrão e, preferencialmente, o Firefox. Caso não seja usado um navegador de padrão aberto, é possível que algumas funções do programa não se executem ou se executem parcialmente, causando problemas na operação do sistema.

Com os requisitos acima atendidos, escreva o endereço <http://ainfo.cnptia.embrapa.br/ainfo> na barra de endereços do navegador de internet. Uma tela de login aparecerá para o operador do sistema se conectar.

Figura 2: Tela de login

Tempo de sessão do sistema: por ser um aplicativo via internet, o Ainfo restringe o tempo de sessão para operações para otimizar o desempenho de acesso ao servidor. Desta forma, o tempo de permanência em cada base ou tipo de operação é limitado em 60 minutos, tempo após o qual o sistema volta para a tela de login. A indicação do tempo restante de sessão pode ser vista na parte superior direita da tela.

A seguir são elencadas situações em que o tempo de sessão começa a retroceder a partir de 60 minutos:

• após o login no sistema, o operador é direcionado ao menu inicial e o sistema começa a contar regressivamente o tempo a partir de 60 minutos até que o operador clique em uma das opções do menu. Caso o operador não acione nenhuma das opções, depois de 60 minutos o sistema volta à tela de login;
• depois de acessar uma das bases de dados (Acervo documental, Produção científica, Periódicos, Empréstimos, Empréstimos externos, Reservas, Aquisição), se o operador se mantiver navegando entre as operações de consulta, visualizar ativados, visualizar desativados, o tempo de 60 minutos também começa a retroceder. A contagem regressiva é interrompida se ele sair da base em questão ou iniciar outros tipos de operações, tais como inserir registro, efetuar empréstimo, efetuar devolução, efetuar reserva;
• depois de acessar as funções de Controle de empréstimo (menu lateral direito), Inventário (menu lateral direito), Utilitários (menu lateral direito), e Relatórios (menu lateral direito e menu central), o tempo de 60 minutos também começa a retroceder e só volta à contagem de 60 minutos após o acesso a uma das funções de cada um destes conjuntos (por exemplo, em Utilitários caso o operador clique em uma das duas opções – Importação Marc 21 ou Importação de outra biblioteca). A contagem também será reiniciada caso o operador clique em outras opções do menu inicial;
• na inserção e atualização de registros em cada uma das bases de dados, o tempo de sessão também expira após 60 minutos de permanência no registro que está sendo inserido ou editado. Assim, caso o operador perceba que terá que interromper a inserção/atualização por algum motivo, é altamente recomendável que preencha os campos obrigatórios, salve o registro. Deste modo, não perderá a digitação dos dados inseridos.

Sobre as setas de navegação: nunca usar as setas do navegador! Apenas os botões do próprio sistema devem ser usados. Esta recomendação é necessária, pois o sistema Ainfo possui sua lógica interna para o fluxo de operações.

Perfis de Acesso ao Sistema

• Administrador Geral do sistema (nível master): administrador geral é responsável por criar ou bloquear bases/bibliotecas/operadores e estabelecer/rever atributos de uso padrão em todo o sistema;
• Administrador Local do sistema (nível local/Unidade): administrador local cria/desativa usuários para uso da biblioteca pelo qual é responsável além de acessar todas as funções rotineiras do sistema (catalogação, empréstimo, devolução, etc.);
• Operador Principal do Sistema: este operador tem permissão para incluir, alterar e excluir registros nas bases Acervo, Produção científica, Aquisições, Coleção de periódicos, Usuários da biblioteca, Fornecedores e Bibliotecas conveniadas, movimentar e controlar as bases de Empréstimos e Empréstimos externos, Enviar cartas de cobrança de empréstimos atrasados e gerar todos os relatórios no contexto da biblioteca local.
• Operador Auxiliar 1: tem permissão para incluir e alterar registros nas bases Acervo, Produção científica, Coleção de periódicos, Usuários da biblioteca, Fornecedores e Bibliotecas conveniadas, movimentar e controlar as bases de Empréstimos e Empréstimos externos, Enviar cartas de cobrança de empréstimos atrasados e gerar todos os relatórios no contexto da biblioteca local.
• Operador Auxiliar 2: tem permissão para incluir e alterar registros nas bases Coleção de periódicos, Usuários da biblioteca e Bibliotecas conveniadas, movimentar e controlar as bases de Empréstimos e Empréstimos externos, Enviar cartas de cobrança de empréstimos atrasados e gerar todos os relatórios no contexto da biblioteca local.

Funções Administrativas do Sistema

Cadastros de Usuários da Biblioteca

Incluir um novo usuário da biblioteca

1. Em Usuários da Biblioteca, clique no botão 'Novo registro'

2. Preencha o formulário utilizando as abas NOME, ENDEREÇO, VÍNCULO, FORMAÇÃO e ATIVIDADES

3. Clique no botão 'Salvar' para efetuar a inclusão

Consultar um usuário da biblioteca

1. Em Usuários da Biblioteca,clique no botão 'Consultar'

2. No campo NOME selecione uma das opções (Área de lotação, E-mail, ID, Matrícula, Nome ou vínculo)

3. No campo CONDIÇÃO selecione uma das opções (Contém, Palavra exata, Inicia com, Termina com, Não contém, Igual a, Menor que, Maior que, Menor ou igual a, Maior ou igual a, Diferente de ou Em branco)

4. No campo EXPRESSÃO DE BUSCA digite a expressão conforme o campo selecionado no campo nome

5. Clique no botão 'Buscar'

Exportar Dados de Usuário da Biblioteca

1. Em Usuários da Biblioteca, clique no botão 'Exportar'

2. Salve o pdf ou simplesmente abra o arquivo

Desativar um Usuário da Biblioteca

1. Em Usuários da Biblioteca, clique no botão 'Consultar'

2. Clique sobre o número de ID do usuário

3. No campo Ativado selecione a opção NÃO

4. Clique no botão 'Salvar' para efetuar a operação

Visualizar um usuário da biblioteca desativado

1. Em Usuários da Biblioteca, clique no botão 'Visualizar desativados'

Cadastro de Bibliotecas Conveniadas

Para incluir uma nova Biblioteca conveniada, siga os passos a seguir:

1. Em cadastros, clique em Bibliotecas conveniadas

2. Clique no botão 'Novo registro'

3. Preeencha o formulário utilizando as abas DADOS GERAIS, INTERCÂMBIO E CONTATOS

4. Depois de preenchida todas as abas, clique no botão 'salvar' para efetivar a operação

Para consultar uma biblioteca conveniada:

1. Em bibliotecas conveniadas, clique no botão 'consultar'

2. No campo NOME selecione uma das opções (Área de atuação, Cidade, E-mail, Instituição, Nome, Sigla ou Telefone)

3. No campo CONDIÇÃO selecione uma das opções (Contém, Palavra exata, Inicia com, Termina com, Não contém, Igual a, Menor que, Maior que, Menor ou igual a, Maior ou igual a, Diferente de ou Em branco)

4. No campo EXPRESSÃO DE BUSCA digite a expressão conforme o campo selecionado no campo nome

5. Clique no botão 'Salvar' para efetivar a operação

Para exportar dados de biblioteca conveniada, sigas os passos abaixo:

1. Em bibliotecas conveniadas, clique no botão 'Exportar'

2. Salve o pdf ou simplesmente abra o arquivo.

Desativar uma Biblioteca Conveniada

1. Em bibliotecas conveniadas, clique no bootão 'Consultar'

2. Pesquise o nome da biblioteca

3. Clique sobre a sigla da biblioteca

4. No campo ativado, selecione a opção 'NÃO'

5. Clique no botão 'Salvar' para efetuar a operação.

Para visualizar uma biblioteca conveniada desativada:

1. Em bibliotecas conveniadas, clique no botão 'Visualisar desativados'

Cadastro de Fornecedores

Essa funcionalidade permite fazer o gerenciamento dos fornecedores da biblioteca (livrarias, editoras, etc.), são elas: incluir novo registro, consultar fornecedores ativos e desativados.

Para incluir novo fornecedor, siga os seguintes passos:

1. Clique em cadastros

2. Clique em Fornecedores

3. Clique no botão 'Novo registro' 

4. Preencha o formulário que aparecerá na tela

5. Clique no botão 'Salvar'

Para consultar um fornecedor utilize os passos a seguir:

1. Em Fornecedores, clique no botão 'Consultar'

2. No campo NOME selecione uma das opções (cidade, E-mail, Endereço, Nome ou Telefone)

3. No campo CONDIÇÃO selecione uma das opções (Contém, Palavra exata, Inicia com, Termina com, Não contém, Igual a, Menor que, Maior que, Menor ou igual a, Maior ou igual a, Diferente de ou Em branco)

4. no campo EXPRESSÃO DE BUSCA digite a expressão conforme o campo selecionado

5. Clique no botão 'Buscar' para efetivar a consulta.

Para desativar um fornecedor, siga os passos abaixo:

1. Em fornecedores, clique no botão 'Consultar'

2. Pesquise pelo fornecedor desejado

3. Clique sobre o nome do fornecedor

4. No campo Ativado, selecione a opção 'NÃO'

5. Clique no botão Salvar para efetivar a operação.

Para visualizar um fornecedor desativado

1. Em fornecedores, clique no botão 'Visualizar desativados'

2. Faça as consultas como descrito no item consulta de fornecedores.