Coleção de periódicos

Coleção de Periódicos

Visa gerenciar a coleção de periódico da Biblioteca. Neste módulo é possível realizar os seguintes procedimentos:

1. Registrar um novo título de periódico e incluir fascículo;
2. Consultar os títulos existentes na base local;
3. Editar registros existentes na coleção;
4. Exportar registros;
5. Visualizar registros ativos no sistema;
6. Visualizar registros desativados  no sistema;
7. Excluir registros.

1. Registrando um novo título de periódico e incluindo fascículo

Para registrar um novo título de periódico o operador do sistema deve entrar na coleção de periódico e clicar no ícone “Novo registro”. A partir desse momento o sistema apresentará um formulário dividido em 6 abas a ser preenchido com os dados do periódico em questão. Cada aba tratará de um conjunto de informação específica.

Aba Caracterização

O conjunto de informação descrito aqui trata do identificador (número gerado automaticamente pelo sistema), data corrente (data a qual o periódico foi inserido), ultima data de atualização, usuário do sistema (inclusão do registro), usuário do sistema (última atualização) e o campo ativado (indica se o periódico está ou não ativo no sistema).

Figura 1: Periódico - aba caracterização

Aba Descrição

Nesta aba serão preenchidos os campos de descrição bibliográfica. São eles:

Código de título: é um código único com a finalidade de agrupar o mesmo título de periódico no Catalogo Coletivo de Periódicos das diferentes bibliotecas.

ISSN: Número Internacional Normalizado para Publicações Seriadas (International Standard Serial Number) é o identificador aceito internacionalmente para individualizar o título de uma publicação seriada, tornando-o único e definitivo. Seu uso é definido pela norma técnica internacional da International Standards Organization ISO 3297.

E-ISSN: Número Internacional Normalizado para Publicações Seriadas para publicações eletrônicas

Código CCN: é o código do Catálogo Coletivo Nacional de Publicações Seriadas (CCN), coordenado pelo IBICT. Está disponível para consulta no site: www.ibict.br

Periodicidade (campo obrigatório): indica o período que o periódico é publicado.

Classificação: classificação atribuída ao periódico

Incluir no CCPE (campo obrigatório): identifica se o periódico vai ficar entrar no Catalogo Coletivo de Periódicos da Embrapa (CCPE)

Título e subtítulo (campo obrigatório): Registra-se o título do periódico em “caixa alta”

Título alternativo: variação do título

Título anterior: titulo anterior ao atual deu continuidade

Título posterior: título do periódico  atual que deu continuação ao antigo

URL: endereço eletrônico 

Observações: campo reservado para observações/informações adicionais dos catalogadores

A figura abaixo ilustra os campos da descrição do periódico.

Figura 2: Periódico - aba descrição

Aba Publicação

Nesta aba registra as informações referentes a dados de localidade, editora e ano de inicio da publicação. Os campos são:

Entidade:  Instituição reponsável pelo periódico

Local de publicação: local que o periódico foi publicado

Editora: editora que publicou o periódico

Bases onde o periódico é indexado: base as quais o periódico é indexado

Início da publicação: ano do inicio da publicação

Término publicação: ano que a publicação do periódico foi encerrada

Figura 3: Periódico - aba publicação

Aba Assinatura

Aqui são registradas informações referente a aquisição. Os campos a serem preenchidos são:

Início de assinatura: data que a assinatura do periódico começou a fazer parte da coleção da biblioteca

Término de assinatura: data que a biblioteca encerrou a assinatura do periódico.

Origem (campo obrigatório): identifica a origem do documento. Pode ser:

• Material comprado (ADC)
• Material em deposito legal (ADL)
• Material permutado (ADP)
• Material publicado pela Embrapa (EMB)
• Material em comodato (ADM)
• Material em doação (ADD)

Situação da assinatura: status da assinatura do periódico, pode ser:

• Título corrente
• Título cancelado
• Selecionado para descarte

Natureza da compra: identifica se o material é nacional ou internacional (estrangeiro)

Renovar assinatura: identifica se a assinatura foi renovada ou não

Fornecedor: Instituição que forneceu a assinatura do periódico.

Figura 4: Periódico - aba assinatura

Aba Coleção

Esta é a aba que descreve a coleção do título de periódico da biblioteca. A descrição da coleção deve ser feita de acordo com o manual de operação do Catálogo Coletivo Nacional de Publicações Seriadas (CCN) do IBICT.

O campo Coleção da unidade é obrigatório.

Figura 5: Periódico - aba coleção

Aba Fascículos

É registrado os fascículos do periódico. Nesta aba, o operador conta com três botões :

Inserir fascículo: possibilita a inclusão de fascículos
Visualizar ativados: visualiza os fascículos ativos no sistema
Visualizar desativados: visualiza os fascículos que foram desativados no sistema

Figura 6: Periódicos - aba fascículos

Inclusão de fascículo

Ao clicar no botão 'Inserir fascículo', sistema fornecerá um formulário a ser preenchido com os dados do fascículo em questão. Veja figura abaixo.

Figura 7: Inserir fascículo

Para continuar, insira os dados que o sistema solicitará e em seguida clicar no botão 'salvar'. Caso deseje inserir mais fascículos preencha o próximo formulário que o sistema fornecerá. Ao terminar a inclusão de todos os fascículos, clique no botão “Salvar e Sair”. E para cancelar é preciso clicar no botão “Cancelar”.

Figura 8: Inclusão de fascículo

Consultando títulos existentes na base local

Para fazer uma consulta na base local de um título de periódico existente na coleção o operador deve acionar o botão “Consultar”. Veja figura abaixo:

Figura 9: Consulta

A Pesquisa pode ser feita combinando várias opções: campo, condição, expressão de busca, além de utilizar os operadores booleanos  ordenar conforme necessidade. A tabela abaixo ilustra as opções disponíveis no sistema.

Tabela 1: Opções para consulta

Editando registros existentes na coleção

Para editar um registro, acione o ícone em formato de lápis ou clique no número do identificador que o registro passa para modo de edição. Ao término da edição é necessário salvar clicando no ícone em formato de disquete   para que as alterações sejam registradas.

Exportando registros

Na coleção de periódicos é possivel fazer exportação de dados regstranos na coleção. O sistema oferece as seguintes opções:

1. Exportar - nessa opção é gerada uma lista no formato (.rtf) organizada alfabeticamente contendo informações de código de título, título, entidade e local do periódico.
2. Exportar XLS - nessa opção, o sistema gera uma planilha no formato excel organizada alfabeticamente com as seguintes infromações: identificador, ISSN, periodicidade, título e subtítulo do periódico, ano de início de publicação e coleção.
3. Todas bibliotecas XLS - nessa opção, o sistema gera uma planilha no formato excel organizada alfabeticamente de todos os títulos de períodicos cadastrados nas bibliotecas da Embrapa. A planilha contém as seguintes informações: idetificador do periódico da biblioteca de origem, ISSN, periodicidade, título e subtítulo, ano de início de publicação, coleção detalhada, biblioteca a qual o periódico pertence e o tipo de origem.
4. Exportar XLS produção científica - nessa opção, o sistema gera uma planilha no formato excel organizada alfabeticamente de títulos de periódicos da Unidade com a informação se aquele título possui ou não alguma produção científica vinculada a ele. A planilha contém as seguintes informações: identificador do periódico, ISSN, periodicidade, título e subtítulo, ano de início da publicação, coleção, origem do material, identificação se o título possui ou não produção científica, e informação do link da BDPA caso exista produção vinculada àquele título.

Visualizando registros ativos e desativados no sistema

Ao acessar a coleção de periódicos, o operador do sistema terá visualizará os registros ativos existente no sistema.

Para visualizar os registros desativados o operador aciona o botão ”visualizar desativados” e poderá visualizar todos os registros desativados ou fazer uma busca específica.

É possível ordenar os registros por: ID, classificação, ISSN, título, entidade e local clicando na seta no campo desejado para ordenação. Figura abaixo:

Figura 10: Visulaização de registro

O sistema possibilita a visualização dos registros de forma resumida ou completa. O registro resumido será conforme figura acima. A forma completa o operador terá todas as informações cadastradas no registro, figura abaixo:

Figura 11: Visulaização de registro completo

Os registros poderão ser visualizados agrupados por página: 10, 20, 40, 60, 80 e 100 registros por página, além de especificar qual página o operador quer visualizar (figura abaixo):

Figura 12: Quantidade de registros visualizados por página

Excluindo registros

O operador do sistema poderá excluir um registro desde que ele não esteja vinculado a um inventário ou a um empréstimo. Basta clicar no ícone do círculo vermelho com símbolo de menos para efetuar uma exclusão. Se o item não estiver vinculado a nenhuma outra informação o registro será efetivamente excluído do sistema. Caso esteja vinculado, o item não poderá ser excluindo, podendo assim ser desativado. Dessa forma o registro passa a fazer parte dos registros desativados, conforme já dito anteriormente.