O inventário do acervo documental consiste na verificação item a item dos documentos que compõem o acervo bibliográfico e tem por objetivos:
a) verificar a existência física dos documentos;
b) manter atualizados os registros do acervo documental da biblioteca;
c) possibilitar a passagem de responsabilidade gerencial, nos casos de mudança de Chefe ou Gerente-Geral de UD, de chefe ou responsável por subunidade orgânica da Embrapa ou de supervisor da biblioteca;
d) identificar documentos ociosos, subutilizados ou danificados, a fim de que seja dada destinação apropriada a cada um, mediante conserto, reforma, transferência, doação ou outras providências.
Existem três cenários para realização do inventário, são eles: A) Inventário para acervos bibliográficos sem etiquetas de código de barra; B) Inventário para acervos bibliográficos com etiquetas de código de barra e C) Inventário para acervos bibliográficos mistos (uma parte com código de barra e outra sem).
A) Inventário para acervos bibliográficos sem etiquetas de código de barra
Nesse cenário, a realização do inventário deve serguir os passos abaixo:
1 - Imprimir os relatórios topográficos por tipo de material ou relatório completo (todos os materiais) no Ainfo. Os relatórios topográficos serão gerados pelos bibliotecários que integram o Grupo de Trabalho de Avaliação do Acervo do SEB e enviados para a Comissão responsável pelo inventário.
Nota: Relatório topográfico é o documento que descreve a localização de todos os itens no acervo. É organizado pelo número de chamada, ou seja, pela ordem dos itens nas estantes. Constitui-se de um registro bibliográfico completo relativo a cada um dos itens, ao qual se acrescentam os volumes ou exemplares existentes, com seus respectivos números de registro.
2 - Distribuir as listas para os membros da comissão iniciarem os trabalhos de conferência dos itens descritos na lista com os itens que estão nas estantes. Localizando o item da lista na estante, sinalizá-lo como “OK” ou “Encontrado”. Os itens não localizados também deverão ser sinalizados como “Não Localizado” ou somente indicados com a palavra “Não”.
3 - Para os itens Não Localizados, fazer uma busca em todo o ambiente da biblioteca. Caso não sejam encontrados, serão considerados extraviados.
4 - Os itens faltantes precisam ser repostos por um documento igual ou de mesmo tema. Não existindo documento similar sobre o mesmo assunto, o Chefe-Geral da UD definirá a forma de reposição e/ou ressarcimento à Embrapa.
5 - Elaborar relatório do inventário da Biblioteca. O relatório não pode apresentar pendências.
B) Inventário para acervos bibliográficos com etiquetas de código de barra
1 - Instalar o coletor de código de barras no computador para coleta de dados das etiquetas.
2 - Iniciar a coleta de dados das etiquetas de códigos de barras dos materiais do acervo.
3 - A cada turno de trabalho, descarregar os códigos coletados no programa instalado.
4 - Ao finalizar toda a coleta dos códigos de barras gerar o arquivo (txt) e processar o arquivo no Ainfo no Módulo Inventário. Para processar o arquivo no ainfo, faça upload do arquivo (txt) no sistema (1), confime o Upload (2). Após essa operação, clicar no botão Processar inventário (3). Veja figura abaixo.
Figura 1: Tela inicial do inventário
Quando o processamento estiver concluído, um e-mail automático será enviado para a biblioteca informando os dados do processamento, figura abaixo.
Figura 2: Processamento do inventário
5 - Gerar relatório com os itens processados no Ainfo (itens Localizados e itens Não Localizados).
6 - Para os itens Não Localizados, fazer uma busca em todo o ambiente da biblioteca. Caso não sejam encontrados, serão considerados extraviados. Os itens extraviados precisam ser repostos por um documento igual ou de mesmo tema. Não existindo documento similar sobre o mesmo assunto, o Chefe-Geral da UD definirá a forma de reposição e/ou ressarcimento à Embrapa.
7 - Elaborar relatório do inventário da Biblioteca. O relatório não pode apresentar pendências.
C) Inventário para acervos bibliográficos mistos (uma parte com código de barra e outra sem)
Em caso de uma parte do acervo está etiquetado com código de barras e outra não, seguir as instruções dos itens A e B conforme cada caso.